افراد بسیار کمی برای مدیریت پروژه درخواست می دهند. راه اندازی محصول، پیاده سازی سیستم، یا کنفرانس سالانه، معمولاً در کنار کارهای روزمره، به شما تحویل داده می شود، و شما در حین حرکت، آن را متوجه می شوید. ضرب‌الاجل‌ها عقب می‌افتند، افراد علاقه‌مند ظاهر می‌شوند و این طرح در ذهن شما زندگی می‌کند.
در هفته گذشته در تقویت مهارت‌های رایگان، نینجا لی کوتیر بهره‌وری ما را با اصول کارگاه مدیریت پروژه 101 آشنا کرد. در اینجا نکات برجسته است.
تعیین کنید که در چه نوع پروژه ای هستید
موسسه مدیریت پروژه پروژه را به عنوان “تلاش موقتی برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد” تعریف می کند. شروع، میانه و پایان دارد که آن را از معمول جدا می کند.
همه پروژه ها به یک شکل عمل نمی کنند. لی یک ماتریس ساده بر اساس دو سوال به اشتراک گذاشت: چشم انداز چقدر واضح است و تمرکز چقدر واضح است؟
- رنگ آمیزی با اعداد: دید واضح، تمرکز واضح. شما می دانید که تصویر تمام شده چگونه به نظر می رسد و چگونه می توانید به آنجا برسید.
- پخش زنده تلویزیونی: تمرکز واضح، دید نامشخص. شما روند را می دانید، اما نه اینکه چگونه به پایان می رسد.
- به جستجو بروید: دید واضح، تمرکز نامشخص. برای مثال اولین کنفرانس شما. شما می دانید چه می خواهید، نه مسیر.
- راه رفتن در مه: هیچ کدام مشخص نیست. “دنیا را به مکانی بهتر تبدیل کن” اینجا زندگی می کند.
دانستن اینکه در کدام یک هستید به شما می گوید از کجا شروع کنید. یک پروژه مه نیاز به چشم اندازی دارد که قبل از اینکه کسی طرحی را ارائه دهد، تنظیم شود.
هدف را در یک جمله بنویسید.
بسیاری از جابجایی پروژه ها با یک هدف گیج کننده شروع می شود. قانون لی: یک جمله واضح و بدون اصطلاحات خاص است که به جای اینکه پروژه چگونه کار کند یا چه چیزی را ارائه خواهد کرد، توضیح می دهد که پروژه چه چیزی به دست خواهد آورد.
سپس آن را به دو یا سه تقسیم کنید. اهداف هوشمند (ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) بر نتایج متمرکز شده است، نه وظایف. لغزش‌های رایج اهداف مبهم هستند (“افزایش پرسش‌ها” تا چه میزان؟)، هیچ راهی برای اندازه‌گیری پیشرفت، اهدافی که از معیارهای صنعت گرفته شده‌اند به جای ارقام خود، و بدون ضرب‌الاجل.
در کنار اینها، خود را بنویسید معیارهای موفقیت و شکست. تصمیم گیری زودهنگام درباره اینکه شکست چگونه به نظر می رسد، تشخیص زودهنگام آن را بسیار آسان تر می کند.
یک اهرم را بکشید و بقیه حرکت کنند.
هر پروژه چهار پارامتر را متعادل می کند: زمان، هزینه، کمیت و کیفیت. یکی را تغییر دهید و بقیه آن را احساس کنند. بودجه را کاهش دهید و چیزی را در محدوده، کیفیت یا مهلت تعیین کنید.
لی از شرکت کنندگان پرسید که کدام یک از چهار سازمان او اولویت دارد. در ابتدا همین سوال را از حامی پروژه خود بپرسید و بعداً از بسیاری از مکالمات دشوار اجتناب خواهید کرد.
برای خطرات و افراد برنامه ریزی کنید
مشکل چیزی است که در حال حاضر اتفاق می افتد. ریسک چیزی است که می تواند. به هر ریسک از 1 تا 5 برای احتمال و تأثیر امتیاز دهید، این دو را ضرب کنید و ابتدا بالاترین امتیازها را بررسی کنید. سپس یک استراتژی انتخاب کنید: از آن جلوگیری کنید، آن را کاهش دهید، آن را انتقال دهید، برای یک حادثه برنامه ریزی کنید، تصمیم را به تعویق بیندازید یا آن را بپذیرید.
مردم به همین تفکر نیاز دارند. ذینفعان خود را بر اساس میزان قدرت و میزان علاقه آنها ترسیم کنید:
- قدرت بالا، علاقه زیاد: از نزدیک شرکت کنید
- قدرت بالا، بهره کم: راضی بماند
- توان کم، بهره زیاد: مطلع باشید
- کم مصرف، کم بهره: حداقل تلاش
سپس تصمیم بگیرید که چگونه و چند وقت یکبار با هر گروه ارتباط برقرار کنید.
امروز یک چیز را امتحان کنید: طرح پروژه خود را مرور کنید و مطمئن شوید که هر کار با یک فعل شروع می شود. “مکان” به “مکان کتاب” تبدیل می شود. “بودجه” به “توافق بودجه با امور مالی” تبدیل می شود. فهرستی از موضوعات به فهرستی از اقداماتی تبدیل می‌شود که کسی می‌تواند انجام دهد.
جلسه کامل را تماشا کنید
آیا می خواهید مدیران شما پروژه ها را با چارچوبی واضح و قابل تکرار اجرا کنند؟ کارگاه مدیریت پروژه 101 ما، افراد را با استفاده از پروژه های واقعی خود از محدوده به طرح ذینفعان هدایت می کند.
