آه، مایکروسافت. با شنیدن این نام ابتدا به چه چیزی فکر می کنید؟ کلمه؟ پاورپوینت؟ بیل گیتس؟ خوب، بیایید توضیح دهیم که چرا اولین فکر شما باید «بهره وری» باشد.
بسیاری از ما کارکنان دانش آنقدر از مایکروسافت استفاده کرده‌ایم که تمام برنامه‌ها و ویژگی‌های جدید اضافه شده به مجموعه 365 طی سال‌ها کاملاً مورد توجه قرار نگرفته‌اند. در حال حاضر کمتر از 20 برنامه در اختیار شما وجود دارد که حاوی صدها ویژگی است تا زندگی کاری شما و تیم شما را چابک تر و کارآمدتر کند!
واقعیت
متأسفانه، بسیاری از مشتریان ما استفاده از برنامه های مایکروسافت را برعکس توصیف می کنند. ما متوجه شدیم: یادگیری نحوه استفاده از ابزارهای فناوری می‌تواند بسیار دشوار باشد و سیستم‌های جدید زمان میبرد تا به طور کامل توسط تیم شما بپذیرند. اما همانطور که در حین آموزش کارگاه مایکروسافت برای نینجاهای بهره وری متوجه شدیم، دادن زمان اختصاص داده شده به تیم خود برای یادگیری و اتصال این ویژگی ها می تواند برای توجه و طرز فکر جمعی آنها شگفت انگیز باشد.
با در نظر گرفتن این موضوع، اجازه دهید برخی از برنامه‌ها و ویژگی‌های مایکروسافت 365 را که دوست داریم برای کاهش بار اضافی، ارائه وضوح، و تشویق همکاری تیمی استفاده کنیم، مرور کنیم.
انجام دهید
قبل از شروع «انجام» در محل کار، باید بدانیم دقیقاً چه کاری باید انجام شود، درست است؟ ناگفته نماند که مغزمان را به اندازه کافی خالی کنیم تا آن کار را به خوبی انجام دهیم. یکی از مفاهیم و ابزارهای اصلی ما در Think Productive داشتن چیزی است که ما آن را “مغز دوم” می نامیم، که اساساً یک ابزار خارجی است که در آن هر یک از وظایف معلق شما ضبط می شود، بنابراین نیازی به حفظ آن اطلاعات نیست.
برنامه To Do مجموعه مایکروسافت 365 ابزاری عالی برای این کار است که به شما امکان می‌دهد گروه‌هایی را با فهرست‌هایی که می‌خواهید تنظیم کنید، وظایف فردی را با جزئیات به تصویر بکشید:
- عنوان وظیفه
- چندین نقطه عمل (در صورت لزوم)
- تاریخ انقضا
- اگر می خواهید کار تکرار شود
- فایل های مرتبط
- یادآوری اعلان
چیزی که واقعاً در مورد To Do قدرتمند است، توانایی آن در ضبط وظایفی است که در سایر برنامه های مایکروسافت مانند Outlook و Teams دریافت کرده اید. بله، می‌توانید وظایف دریافت شده از طریق این برنامه‌ها را مستقیماً به To-Dos ارسال کنید و آنها را بر اساس آن سازماندهی کنید.
همچنین می‌توانید فهرست‌ها را با همکاران خود به اشتراک بگذارید و مدیریت مشترک وظایف پروژه‌ها با اعضای تیم متعدد را آسان می‌کند.
یک یادداشت
One Note ابزاری عالی برای ثبت تمام افکار، ایده ها و یادداشت های شما در یک مکان است. می‌توانید هر تعداد بخش که دوست دارید ایجاد کنید و در نتیجه نسخه دیجیتالی بی‌پایانی از آن نوت‌بوک‌ها با زبانه‌های تقسیم‌کننده رنگارنگ ایجاد کنید.
این فوق العاده همه کاره است و می تواند ایده های شما را هر طور که می خواهید بیان کنید، به تصویر بکشد. می توانید درج کنید:
- متن نوشته شده
- نوشتن
- نقاشی (در رنگ ها/ضخامت های مختلف)
- عکس ها
- هایپرلینک ها
به عنوان یک برنامه مبتنی بر ابر، به شما این امکان را می دهد که یادداشت های خود را در هر کجا که نیاز دارید بردارید، آنها را در دستگاه های خود مشاهده کنید، و به شما امکان جستجو برای جزئیات کلیدی را می دهد، بنابراین اگر کسی سؤالی می پرسد، همیشه اطلاعات را در دسترس داشته باشید. ما به خصوص دوست داریم یادداشت های دیجیتال شما را به راحتی با همکارانتان به اشتراک بگذارید و کار مشترک آنلاین را بسیار آسان تر می کند.
تیم ها
Teams مملو از ویژگی‌های مفیدی است که به ساده‌سازی کار روی پروژه‌هایی که شامل تیم‌ها و بخش‌های مختلف است کمک می‌کند. همه چیز با ایجاد “تیم” پروژه شما، تصمیم گیری در مورد “کانال” (زیر مجموعه وظایف یا تیم شما) و انتخاب دقیق ابزارهایی که می خواهید شامل شود شروع می شود.
شما می توانید از میان صدها ابزار مایکروسافت و خارجی برای ایجاد محیطی عالی برای کار ساده انتخاب کنید، اما در اینجا برخی از برترین موارد مورد علاقه ما آمده است:
- برنامه ریز – ایجاد، تعیین و تعیین تاریخ وظایف (این پیوند به To-Dos)
- چت – درباره اطلاعات مهم ارتباط برقرار کنید و بحث کنید
- فایل ها: دسترسی آسان تر به فایل های ذخیره شده در OneDrive
- PDF: دسترسی فوری به سند مرکزی تیم
- Onenote: دسترسی سریع به یادداشت های مشترک شما
- فرم ها: اطلاعات ضروری را ضبط و ارسال کنید
تیم‌ها به همان اندازه قدرتمند هستند که بسیار قدرتمند هستند – زمانی بهترین کار را انجام می‌دهند که شما عمدی در مورد نحوه عملکرد گردش‌های کاری خود در تیم خود داشته باشید و ابزارها را بر اساس آن پیکربندی کنید. ما همیشه خوشحالیم که در کارگاه Microsoft for Productivity Ninjas پیشنهاداتی در مورد اینکه چه چیزی ممکن است برای تیم شما باشد ارائه دهیم.
چشم انداز
در نهایت، یکی از پرکاربردترین و خسته کننده ترین ابزارهای مایکروسافت به صورت روزانه: Outlook. این ابزار ضروری به احتمال زیاد در مرکز ارتباطات و تلاش‌های زمان‌بندی سازمان شما قرار دارد، اما اغلب به‌عنوان یک ابزار مهم (برای برنامه‌ریزی، ردیابی پروژه‌ها، تصمیم‌گیری بهترین زمان برای جلسات و اشتراک‌گذاری اسناد) مورد سوء استفاده قرار می‌گیرد، دقیقاً به همین دلیل است که ما شرکت‌کنندگان کارگاه خود را تشویق کردیم تا در مورد سه برنامه اول در این لیست اطلاعات کسب کنند.
در حالی که ما مطمئن هستیم که می‌توانید درک کنید که چگونه To Do، OneNote و Teams با نیازهای بهره‌وری شما در برنامه‌ریزی و ردیابی مناسب‌تر هستند، ویژگی‌های خودکاری نیز در Outlook وجود دارد که می‌توانند ارتباطات و زمان‌بندی را که اغلب نادیده گرفته می‌شوند ساده‌سازی کنند، مانند:
- نظرسنجی: شمارش نتایج گروه برای چندین گزینه (به عنوان مثال بهترین تاریخ برای یک جلسه)
- دکمه‌های رای‌گیری – برای پاسخ‌های ساده بله یا خیر (مثلاً دریافت تأییدیه برای یک تصمیم)
- الگوها – اسکریپت های ایمیل خود را با یک کلیک ایجاد، ذخیره و استفاده کنید
- Quickparts – با یک کلیک جملات یا لینک های پرکاربرد را به ایمیل های خود اضافه کنید
بحث در مورد Outlook مشکلی است که بسیاری از تیم‌هایی که با آنها کار می‌کنیم با آن روبرو هستند، اما ممکن است. استفاده از ویژگی های خودکاری که Outlook ارائه می دهد به شما کمک می کند تا صندوق ورودی خود را به گونه ای کاهش دهید که باعث تداخل تقویم نشود.
بعدش چی؟
ما از شما انتظار نداریم که همه این برنامه ها را به طور یکپارچه در جریان کار خود ادغام کنید. در عوض، هدف ما نشان دادن مزایای روانی استفاده از ابزارهای فناوری برای کاهش استرس در تیم شما، نشان دادن راه حل های مختلف برای بسیاری از مشکلات سازمانی که کارکنان دانش با آن مواجه هستند، و تشویق به استفاده از ابزارهای مایکروسافت است که قبلاً برای آنها پول پرداخت کرده اید. حتی نیم ساعتی که با استفاده از نظرسنجی ایمیلی به دست آورده اید، به نظر ما یک نتیجه عالی است!
برای پشتیبانی سازمانی اختصاصی در مورد نحوه استفاده از Microsoft برای بهبود بهره وری، آموزش مایکروسافت برای نینجاهای بهره وری را برای تیم خود در نظر بگیرید.
