پس از بررسی نقش مهم برنامه ریزی در موفقیت ما در قسمت یکیبیایید به عملکرد نگاه کنیم روش های در نظر گرفتن
چند روش محبوب که ارزش بررسی دارند عبارتند از:
تکنیک پومودورو
چگونه کار می کند: فرانچسکو در اواخر دهه 1980 توسط فرانچسکو سیریلو توسعه یافت، در حالی که از یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه‌فرنگی استفاده می‌کرد، در سرعت‌های کوتاهی کار می‌کرد.
این تکنیک پومودورو شامل می شود:
- تنظیم تایمر به مدت 25 دقیقه در حالی که لیزر روی یک کار متمرکز می شود تا زمانی که تایمر زنگ بخورد
- وقتی تایمر خاموش می شود، جلسه به پایان می رسد و شما یک پومودورو را تکمیل کرده اید. آنچه به دست آورده اید را بنویسید
- یک استراحت سریع 5 دقیقه ای بگیرید
- پس از تکمیل 4 پومودورو، 20 تا 25 دقیقه استراحت طولانی تری داشته باشید
برای استفاده از روش پومودورو، باید تخمین بزنید که برای انجام هر کار به چند پومودورو نیاز دارید. با استفاده از این روش، شما مجبور هستید که مدت زمان انجام وظایف خود را در نظر بگیرید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید. ما اغلب کارها را بدون فکر کردن از قبل در مورد اینکه چقدر طول می کشد انجام می دهیم، این روش با شفاف سازی بیشتر در مورد مدت زمان انجام کارها، آن را تغییر می دهد.
بهترین کار را برای:
- افرادی که دوست دارند در دوی سرعت کوتاه تر و با تمرکز زیاد کار کنند و در بین آنها استراحت های کوتاه مدت مکرر وجود دارد
- افرادی که به سختی می توانند برای مدت طولانی تمرکز کنند
مسدود کردن زمان
چگونه کار می کند: این روش بسیار ساده است، شما روز خود را به بلوک های زمانی با وظایف خاصی که به هر بلوک اختصاص داده شده است، تقسیم می کنید. می تواند برای گروهی از فعالیت ها یا اهداف باشد، به عنوان مثال:
- ایمیل‌ها – زمان‌های روزانه خود را برای خواندن و پاسخ به ایمیل‌ها مسدود کنید تا مجبور نباشید تمام روز آنها را مرور کنید.
- تماس‌ها – همه تماس‌هایی را که امروز باید انجام دهید در یک بلوک گروه‌بندی کنید
- مدیر زندگی – مدتی را برای ایجاد ادمین شخصی خود مسدود کنید
بهترین کار را برای:
- افرادی که کارهای کوچک و وقفه هایی پیدا می کنند که آنها را بی ثمر می کند
- گروه بندی کارهای مشابه یا مرتبط با هم، که اغلب به آن موضوع بندی کار گفته می شود، به شما امکان می دهد کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید تا مجبور نباشید بین آنها جابجا شوید. به عنوان مثال، تمام وظایف “نوشتن” یا “جلسه” خود را با هم گروه بندی کنید.
- به شما امکان می دهد برای سرعت های طولانی تر در محل کار تمرکز کنید
بیایید کارها را انجام دهیم
چگونه کار می کند: Getting Things Done توسط دیوید آلن ایجاد شده است و یک سیستم بهره وری جامع است. هدف آن کاهش فشار بیش از حد در بشقاب شما با خارج کردن ایده های شما از ذهن شما و وارد کردن یک سیستم سازمان یافته است. پیش‌فرض GTD این است که افکار، نگرانی‌ها و وظایف شما را به تکه‌های کوچک‌تری از کار تقسیم کنید که بتوانید فوراً به آنها رسیدگی کنید.
مراحل اصلی از GTD روش شامل:
- تخلیه مغز: به معنای واقعی کلمه هر کاری را که باید انجام دهید بنویسید. نگران ترتیب، جمله بندی، نحوه و زمان آن نباشید. اگر به آن فکر می کنید، آن را از ذهن خود خارج کنید و یادداشت کنید.
- روشن کردن: حال فرار مغزها را تعریف می کنیم. آنها را به مراحل یا کارهای کوچکتر خاص تقسیم کنید. معمولاً هر چه گام یا کار کوچکتر باشد، بهتر است. کارهای کوچکتر احساس می‌کنند کمتر طاقت‌فرسا هستند.
- سازمان دادن: وقت آن است که وظایف خود را اولویت بندی کنید. اگر می توانید ضرب الاجل اضافه کنید. آنها را به گروه ها، انواع یا هر هدف بزرگتری که به شما در دستیابی به آن کمک می کنند، دسته بندی کنید.
- انعکاس و مرور کنید: لیست خود را به طور منظم مرور کنید – هدف روزانه و هفتگی. اگر مراحل یا کارهایی وجود دارد که خیلی مبهم هستند، آنها را بیشتر اصلاح کنید. آیا وظایفی وجود دارند که دیگر مرتبط نیستند؟ آنها را حذف کنید.
- انجام دادن: اکنون آماده شروع کار بر روی لیست خود هستید! برو برو برو!
بهترین کار را برای:
- افرادی که ممکن است احساس خستگی کنند و به راهی برای سازماندهی آن نیاز دارند
- متفکران تصویری که از دیدن همه چیز نوشته شده سود می برند
به روش قورباغه بخورید
مارک تواین یک بار گفت: “اول صبح یک قورباغه زنده بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.”
چگونه کار می کند: خوشبختانه هیچکس شما را مجبور به خوردن قورباغه نمی کند! این روش شامل شناسایی یک کار مهم برای روز و انجام آن در ابتدا است. این کار می تواند کاری باشد که ضرب الاجل در پیش است یا کاری که می خواهید از آن اجتناب کنید (قورباغه شما). همچنین ممکن است آن چیزی باشد که سخت ترین احساس را داشته باشد. با مقابله مستقیم با آن، نه تنها آن را انجام خواهید داد، بلکه از احتمال به تعویق انداختن آن جلوگیری می کنید.
بهترین کار را برای:
- حصول اطمینان از انجام مهم ترین/سخت ترین کار
- کسانی که اغلب کار را به تعویق می اندازند
یک ابزار برنامه ریزی را انتخاب کنید
اکنون که به چند روش مختلف بهره وری نگاه کرده اید، زمان آن رسیده است که به ابزارهای خود نگاه کنید. مانند روش‌ها، وقتی صحبت از ابزارها می‌شود، گزینه‌های زیادی وجود دارد و چند نکته را باید به خاطر بسپارید:
- شما محدود به یک ابزار نیستید. هر تعداد که نیاز دارید استفاده کنید که برای کار، روش کار و ترجیحات شخصی شما مناسب است
- می توانید بین ابزارها حرکت کنید
- ممکن است ترجیحات شما تغییر کند
مسیر دیجیتال
یک تمایل طبیعی برای کسانی از ما که به فن آوری می دانیم، چندین گزینه دیجیتالی وجود دارد که باید در نظر بگیریم.
یک مدیر وظیفه دیجیتال به کاربران این امکان را می دهد که همه چیز را در یک مکان داشته باشند و از هر جایی در دسترس باشند. ابزارهایی وجود دارند که جامع هستند و به شما امکان می دهند فایل ها را آپلود کنید، یادآوری ها، فیلترها و غیره داشته باشید، و سپس ابزارهایی وجود دارند که تمرکز بیشتری روی کمک به شما برای تکمیل وظایف خود دارند.
ابزاری مانند تودویست، به شما امکان می دهد تمام وظایف خود را ذخیره کنید. آنها به شما اجازه می دهند همه چیز را خالی کنید، دسته بندی کنید، از فیلترها استفاده کنید و فایل های مربوطه را آپلود کنید.
ابزاری مانند زندگی لاما، به شما کمک می کند به طور خاص روی لحظه تمرکز کنید، یک کار در یک زمان. Llama Life با ویژگی‌هایی از جمله تصاویر، تایمرهای کار، آلارم‌های مختلف، فهرست‌های از پیش تعیین شده و ضرب‌الاجل‌ها، به شما کمک می‌کند تا بر روی کار در دستتان تمرکز لیزری داشته باشید.
بسته به نحوه کار شما، ممکن است ارزش داشته باشد که روشی را در نظر بگیرید که در آن از یک یا دو (یا چند) ابزار دیجیتال استفاده می کنید. نکته کلیدی یافتن ابزاری است که:
- استفاده از آن برای شما طاقت فرسا نیست
- استفاده از آن به تلاش یا زمان بیشتری نیاز ندارد
- لذت ببرید
قلم و کاغذ
برای آن دسته از ما که لامسه تر هستیم، قلم و کاغذ هنوز راه بسیار خوبی برای رفتن است. امکانات بی پایانی برای دفترچه یادداشت، دفتر خاطرات، مجلات یا برنامه ریزان تخصصی وجود دارد که می توانند با هر زیبایی شناسی قابل تصوری انتخاب کنند. شما همچنین می توانید خودتان طراحی کنید و در صورت تمایل آن را چاپ کنید!
مواد غذایی برای تفکر در مورد قلم و کاغذ:
- از استفاده از هر چیز شل خودداری کنید آنها را از دست خواهید داد! همچنین نمی توانید پیشرفت خود را منعکس و بررسی کنید
- مراقب دست خطت باش اگر خواندن آن برای شما بسیار نامرتب یا دشوار است، این روش ممکن است برای شما کارساز نباشد
- آنها فضا را اشغال می کنند. خیلی زود این نوت بوک پر می شود و باید آن را تعویض کنید. می توانید ماهانه چند نوت بوک را مرور کنید تا شروع به جمع شدن کنند!
ادامه بده
اکنون که راهی برای سازماندهی وظایف و اولویت های خود و روشی برای کار با لیست خود دارید – چگونه به آن پایبند هستید؟
اول، بیایید با این واقعیت روبرو شویم که روز شما هرگز دقیقاً مطابق برنامه پیش نمی رود. اما این بدان معنا نیست که شما باید برنامه ریزی را متوقف کنید! همیشه عوامل، حواس پرتی و وقفه های دیگری وجود خواهند داشت که نمی توانید آنها را کنترل کنید.
بنابراین، سعی کنید آنچه را که می توانید کنترل کنید:
- حذف حواس پرتی، به عنوان مثال. گوشی خود را در حالت بی صدا قرار دهید
- ردیابی زمان شما به خاطر داشته باشید که معمولا چقدر طول می کشد تا وظایف را انجام دهید و چقدر طول می کشد امروز
- به طور منظم مرور و منعکس کنید. به طور مرتب با خودتان چک کنید تا ببینید امروز چگونه هستید
- انعطاف پذیر باشید و در صورت لزوم برنامه خود را تنظیم کنید. وقتی چیزهای غیرمنتظره ای پیش آمد، آنها را در برنامه خود قرار دهید و لیست کارهای خود را بر اساس آن تنظیم کنید
وقتی برای روز خود برنامه ریزی می کنید، این در مورد کمال نیست! این در مورد نشان دادن مداوم و تلاش برای رسیدن به اهدافمان با هدف و تمرکز است، یک کار در یک زمان. هیچ راه حل سریعی وجود ندارد، بلکه وقتی کار را انجام داده اید، احساس موفقیت می کنید. و قطعا ارزش تلاش را دارد.
